La comunicación en la empresa

Introducción

La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. En este apartado explicaremos la comunicación orientada al mundo empresarial, es decir, como se distribuye los diferentes tipos de comunicación dentro de una sociedad empresarial.

Explicaremos por tanto, qué es, qué tipos hay y elaboraremos un esquema representando como se establece la comunicación dentro de Iriney Games, donde usaremos como plan de ayuda el organigrama empresarial hecho en el apartado anterior.

La comunicación en la empresa

La comunicación consiste en la transmisión de información de un emisor a un receptor o de una entidad a otra. Hay varios tipos de comunicación, si nos centramos en la comunicación en la empresa podemos distinguir 2 tipos la oral y la escrita y siempre en todo proceso comunicativo, todos sus participantes deben compartir un mismo código de signos, sin el cual la comunicación sería imposible.

También nos encontramos con el mensaje, que una vez se ha establecido el primer elemento de la comunicación, conviene definirlo; conocerlo a fondo, tan completamente que se esté en condiciones de transmitir la misma idea con diferentes palabras.

Seis son los aspectos principales que tiene que contener un mensaje, con objeto de evitar toda posible deformación en su transmisión:

- Credibilidad: Es decir que la comunicación establecida por el mensaje presentado al receptor sea real y veraz, de forma que este descubra fácilmente el objetivo de nuestra labor y elimine actitudes preconcebidas que deformarían la información.

- Contenido: La finalidad de la información será dar información útil y precisa.

- Claridad: Porque el receptor entienda el contenido del mensaje será necesario que lo transmita con simplicidad y nitidez.

- Continuidad y consistencia: para que el mensaje sea captado, muchas veces es necesario emplear la repetición de conceptos, de forma que a base de la continuidad y consistencia se pueda conseguir el objetivo de la comunicación.

- Disposición del auditorio: Es el principio en el que la comunicación tiene la máxima efectividad cuánto menor es el esfuerzo que realiza el receptor para captarlo. De tal manera que una comunicación asequible dispone al auditor a captar la noticia; una forma oscura que implique grandes esfuerzos por parte del receptor, lo predispone negativamente a los mensajes.

Proceso comunicativo

En el proceso de comunicación intervienen distintos factores que permiten que se produzca :

- Emisor: se trata de donde viene el origen del mensaje, y el elemento que lo difunde iniciando el proceso comunicativo.

- Receptor: entidad que recibe el mensaje y lo descifra.

- Mensaje: la información propiamente dicha que se transmite entre el emisor y el receptor.

- Canal: se trata del elemento físico a través del cual circula la información y conecta al emisor y al receptor.

- Código: es el conjunto de signos y reglas en que se fundamenta el mensaje y que ha de ser descifrado por el receptor para obtener la información.

- Contexto: conjunto de circunstancias de la realidad que afectan al emisor y al receptor en el momento de emitir o interpretar el mensaje y que pueden hacer variar su significado.

Tipos de comunicación

Refiriéndonos a los tipos de comunicación nos encontramos que existen en la comunicación entre individuos de igual estatus (horizontal), entre superiores y subordinados (vertical: ascendente y descendente) y entre personas de distinto estatus situados en diferentes líneas de mando (diagonal. Estos tipos de comunicación constituyen las maneras básicas de los flujos de información mediante los cuales se realiza la comunicación.

- La comunicación horizontal permite la coordinación del trabajo, la planificación de actividades y, además de satisfacer las necesidades individuales, es esencial para favorecer la interacción de las personas que se encuentran en un mismo nivel y quienes interactúan con otras áreas y desarrollan trabajos en equipo.

- La comunicación descendente se utiliza, en general, para transmitir indicaciones
respecto de la tarea, explicar los propósitos, informar sobre normas y procedimientos, enviar feedback a los subordinados o comentar los objetivos, las metas y la filosofía de la empresa.

- La comunicación ascendente se emplea preferentemente para informar sobre los resultados o efectos de las tareas, las acciones ejecutadas, las opiniones sobre las prácticas y políticas de la organización, necesidades, sugerencias, etc.

- En la comunicación vertical predomina el intercambio de información de naturaleza más formal; mientras que la comunicación lateral y horizontal tiende más al informal.

Redes de Comunicación

La circulación de información en la empresa se puede realizar de múltiples formas por las cuales tiene que fluir la información hasta llegar a sus destinatarios, lo cual se denomina redes de comunicación. En la empresa estas redes, permiten combinar las diferentes direcciones que pueden tomar la información: ascendente, descendente y horizontal.

Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e informales, surgidas espontáneamente entre los trabajadores.

Redes de comunicación formal son las establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Estas respetan la jerarquía empresarial. Los flujos de estas redes, tienen que ser regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información, la cual sería problemática para la empresa.

Los tipos más frecuentes de redes formales son:

- La cadena: sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.

- La rueda : se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión.

- Y Finalmente, la red multicanal: abarca un campo más extenso que el resto de redes, siendo un entramado más complejo que las anteriormente citadas.

En cuanto a las redes de comunicación informal son aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades.

Estas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces más rápidos y eficaces que los formales.

Los tipos de comunicaciones informales son las siguientes:

- Cadena en línea: La información es transmitida hasta llegar a la última persona posible.

- Cadena reticular: Algunas personas a las cuales llega la información no la transmiten, cortándose la transmisión.

- Cadena casual: La información se transmite sin orden y puede no llegar a todo el mundo. Depende de la relación entre los trabajadores y de la importancia que se puede dar a esta información.

- Rumor: Una persona se encarga de informar a las demás.

Comunicación externa e interna de la empresa

Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.

Las nuevas tendencias de mercado han obligado a las empresas a ampliar sus listas de grupos con los que comunicarse para conseguir el éxito empresarial. Por tanto habrá que establecer los grupos de contacto y los objetivos de comunicación hacia estos grupos.

Los grupos se dividen siguiendo este esquema:

HACIA EL INTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN INTERNA)

· Personal

· Dirección

· Representantes laborales

· Empresas filiales

· Grupo económico (accionistas, etc.)

Esta comunicación tiene que ser bidireccional o retroactiva. Este tipo de comunicación es difícil de establecer y cada vez se hace una comunicación más lineal, rompiendo barreras entre cargos que antes se mantenían.

HACIA EL EXTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN EXTERNA)

· Hacia el mercado

· Comunicación al público

· Comunicación profesional

· Comunicación con los colaboradores

· Hacia el entorno social

· Comunicación financiera

· Comunicación política Comunicación con la Opinión pública

· Comunicación social (Medios de comunicación)

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.

Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación (interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna.